Enkel tidsregistrering – bedre oversikt
Dette er en prototype på et enkelt system for registrering og oppfølging av arbeidstid.
Tanken er at registreringen skal være svært enkel for den enkelte medarbeider, samtidig som de samme dataene kan gi nyttig informasjon til prosjektledere, avdelingsledere og virksomheten som helhet.
Systemet bygger på tre nivåer:
1. Min tid
Medarbeideren registrerer hvor tiden brukes.
Dato, prosjekt og aktivitet foreslås så langt det er mulig automatisk. Brukeren skal normalt bare velge prosjekt, aktivitet og antall timer.
Målet er at registrering av en arbeidsdag skal ta under ett minutt.
2. Mine prosjekter
Prosjektlederen får oversikt over ressursbruk og utvikling i egne prosjekter.
Her skal det være enkelt å se blant annet:
- planlagte timer
- registrerte timer
- gjenstående timer
- hvilke aktiviteter tiden brukes på
- hvilke medarbeidere som bidrar
- utvikling over tid
- mulige avvik som krever oppfølging
3. Virksomheten
Ledelsen får et samlet bilde av hvordan kapasiteten brukes.
Systemet skal kunne vise ressursbruk på tvers av:
- prosjekter
- avdelinger
- medarbeidere
- prosjektkategorier
- aktiviteter
- perioder
En medarbeider kan tilhøre flere avdelinger, og medarbeidere kan bidra i prosjekter som organisatorisk tilhører en annen avdeling.
Dette gjør det mulig å se både hvor prosjektene hører hjemme og hvor kapasiteten faktisk kommer fra.
Dette er også med i prototypen
Prototypen er utvidet etter tilbakemeldinger. Kort om hva som er nytt:
Enklere registrering
Struktur: prosjekt → eventuell arbeidspakke/fase → aktivitet → beskrivelse → timer. Beskrivelsesfeltet er tydelig, og hver linje kan dupliseres til i dag med ett klikk.
Timebudsjett og framdrift
Prosjektoppfølging på tre nivåer: samlet timebudsjett, valgfrie fase- eller arbeidspakkebudsjetter, og prosjektleders egen vurdering av framdrift og status. Systemet dømmer ikke prosjekter automatisk ut fra kalendertid.
Medarbeiderperspektiv
I tillegg til prosjektbildet kan tidsbruk ses per person: «Mine medarbeidere» for prosjektleder, «Medarbeidere» på avdeling og en samlet oversikt for ledelsen. Prosjektleder ser kun timer i egne prosjekter – ingen produktivitetsscore eller overvåking.
Rapporter og eksport
En egen rapportside der du velger periode, filtre og kolonner, og eksporterer til Excel, CSV eller PDF (simulert i prototypen).
Én enkel registrering – tre nivåer av informasjon.